Persónuverndarstefna

8. gr. Meginreglur um vinnslu persónuupplýsinga.   

1.       að þær séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða; 

2.       að þær séu fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi; frekari vinnsla í sagnfræðilegum, tölfræðilegum eða vísindalegum tilgangi telst ekki ósamrýmanleg að því tilskildu að viðeigandi öryggis sé gætt; 

3.       að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar; 

4.       að þær séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum; persónuupplýsingum sem eru óáreiðanlegar eða ófullkomnar, miðað við tilgang vinnslu þeirra, skal eyða eða leiðrétta án tafar; 

5.       að þær séu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða einstaklinga lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu; heimilt er að geyma persónuupplýsingar lengur að því tilskildu að vinnsla þeirra þjóni einungis skjalavistun í þágu almannahagsmuna, rannsókna á sviði vísinda eða sagnfræði eða í tölfræðilegum tilgangi og að viðeigandi öryggis sé gætt; 

6.       að þær séu unnar með þeim hætti að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt. 

  

9. gr. Almennar reglur um heimildir fyrir vinnslu persónuupplýsinga.   

Vinnsla persónuupplýsinga er því aðeins heimiluð ef hún byggist á lögmætum lagagrundvelli samkvæmt 6.gr. persónuverndarreglugerðarinnar.   

1.       hinn skráði hafi gefið samþykki sitt fyrir vinnslu á persónuupplýsingum sínum í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða; 

2.       vinnslan sé nauðsynleg til að efna samning sem hinn skráði er aðili að eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður; 

3.       vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila; 

4.       vinnslan sé nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða eða annars einstaklings; 

5.       vinnslan sé nauðsynleg vegna verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem ábyrgðaraðili fer með; 

6.       vinnslan sé nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna sem ábyrgðaraðili eða þriðji maður gætir nema hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi hins skráða sem krefjast verndar persónuupplýsinga vegi þyngra, einkum þegar hinn skráði er barn.   

Hestamannafélagið Léttir leggur sérstaka áherslu á að hlýta í einu og öllu þessum reglum í 8. gr. og 9. gr. laganna (sem og öðrum reglum) um réttindi félagsmanna sinna og annarra þeirra sem kunna að hafa skráðar persónuupplýsingar hjá félaginu. Vísað er sérstaklega til þessara réttinda einstaklinga í III. kafla laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga:   

17. gr. Meginreglur um gagnsæi upplýsinga, rétt hins skráða til upplýsinga og aðgangs og undantekningar frá rétti hins skráða.   

•          Ábyrgðaraðili skal gera viðeigandi ráðstafanir til að tryggja gagnsæi upplýsinga og tilkynningar til skráðs einstaklings samkvæmt fyrirmælum 12. gr. reglugerðarinnar svo að hann geti neytt upplýsingaréttar síns og réttar til aðgangs. 

•          Hinn skráði á rétt til upplýsinga um vinnslu, hvort sem persónuupplýsinga er aflað hjá honum sjálfum eða ekki, svo og rétt til aðgangs að persónuupplýsingum um sig samkvæmt fyrirmælum 13.–15. gr. reglugerðarinnar með þeim undantekningum sem greinir í 3. mgr.   

Hestamannafélagið Léttir skuldbindur sig til að hlýta í einu og öllu lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, hvort sem er við öflun, vinnslu eða geymslu slíkra upplýsinga.    

Hvaða persónuupplýsingar vinnur félagið með?

  Hestamannafélagið Léttir vinnur með persónuupplýsingar félagsmanna og annarra einstaklinga sem tengjast starfsemi félagsins, svo sem:  

•          Nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang og símanúmer; 

•          Upplýsingar um hesta í eigu eða umsjón félagsmanna, þ.m.t. örmerkjanúmer og upprunaættbók, að því leyti sem það tengist félagsmanni; 

•          Greiðsluupplýsingar vegna félagsgjalda og annarra gjalda til félagsins; 

•          Ljósmyndir og myndbönd tekin á viðburðum og mótum í þágu félagsins; 

•          Upplýsingar sem tengjast keppnisþátttöku, s.s. úrslit og einkunnir; 

•          Aðrar upplýsingar sem félagsmenn veita félaginu sjálfviljugir, t.d. í tengslum við umsóknir, nefndarstörf eða sjálfboðaliðastörf.  

Til hvers eru persónuupplýsingar notaðar?

  Persónuupplýsingar eru unnar í eftirfarandi tilgangi:   

•          Til að halda utan um félagaskrá og innheimta félagsgjöld; 

•          Til að skrá þátttöku í mótum, keppnum og öðrum viðburðum félagsins; 

•          Til að miðla upplýsingum til félagsmanna um starfsemi félagsins;

•          Til að uppfylla lagaskyldur, þar á meðal gagnvart Íþróttasambandi Íslands og öðrum yfirvöldum; 

•          Til að tryggja öryggi og velferð hesta og félagsmanna á viðburðum félagsins.  

Varðveisla og öryggi persónuupplýsinga

  Hestamannafélagið Léttir varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar og í samræmi við lög. Félagið gerir viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að tryggja öryggi persónuupplýsinga og verja þær gegn óleyfilegum aðgangi, breytingum, birtingu eða eyðingu.  

Miðlun til þriðja aðila

  Persónuupplýsingum er ekki miðlað til þriðja aðila nema það sé nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu, s.s. gagnvart Íþróttasambandi Íslands, Landssambandi hestamannafélaga eða opinberum aðilum, eða með samþykki hins skráða.  

Réttindi hins skráða

  Hver félagsmaður og einstaklingur sem hefur skráðar persónuupplýsingar hjá félaginu á rétt til að fá upplýsingar um vinnslu þeirra, fá aðgang að þeim, leiðrétta þær, fá þær eyddar og eftir atvikum leggja fram andmæli við vinnslu, í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.  

Tengiliður vegna persónuverndar

  Fyrirspurnum eða beiðnum sem varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Hestamannafélagið Léttir skal beint til stjórnar félagsins.   Persónuverndarstefna þessi var samþykkt af stjórn félagsins í júlí 2026 og er endurskoðuð reglulega.